Erstellen Sie Excel-Berichte mit Qalyptus Cloud und Qlik Sense

Ihr Führungsteam braucht den monatlichen Verkaufsbericht bis Freitag. Schon wieder. Sie öffnen Qlik Sense, exportieren die Daten manuell, fügen sie in Excel ein, formatieren die Überschriften, fügen Diagramme hinzu, passen die Spaltenbreiten an und senden das Ergebnis schließlich an 15 Stakeholder per E-Mail. Zwei Stunden später bittet jemand um einen anderen Filter. Sie fangen von vorn an.

Laut aktuellen Umfragen verbringen Data Analysts bis zu 40 % ihrer Zeit mit der Formatierung und Verteilung von Berichten, statt mit der eigentlichen Analyse. Diese repetitive Arbeit kostet nicht nur Zeit: Sie führt zu Fehlern, verzögert Entscheidungen und hält Ihr Team davon ab, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

Inhaltsverzeichnis

• Warum die Standard-Exportfunktionen von Qlik Sense nicht ausreichen
• Einführung in die automatisierte Erstellung von Excel-Berichten
• Schritt für Schritt: Ihren ersten Excel-Bericht erstellen
• Automatisierte Verteilung von Berichten
• Implementierungszeitplan und Aufwand
• Geschäftliche Auswirkungen aus der Praxis
• Häufige Einführungsfragen adressieren
• Erste Schritte: Ihre erste Aktion

Warum die Standard-Exportfunktionen von Qlik Sense nicht ausreichen

Die Herausforderung des manuellen Exports

Qlik Sense bietet integrierte Exportfunktionen, die jedoch für Ad-hoc-Analysen konzipiert sind – nicht für produktionsreife Berichtserstellung. Die native Export-nach-Excel-Funktion liefert Rohdaten ohne Formatierung und erfordert umfangreiche Nachbearbeitung, bevor das Ergebnis präsentationsreif ist.

Der native Export unterstützt weder Vorlagen, noch Layouts mit mehreren Objekten, dynamische Generierung oder personalisierte Verteilung – alles essenzielle Funktionen für produktives Reporting.

Und die Qlik-Reporting-Lösungen?

Qlik stellt Reporting-Lösungen bereit, um diese Einschränkungen zu überwinden: Qlik Reporting Service für Qlik Sense SaaS und Qlik NPrinting für Qlik Sense Client-Managed.
Diese Tools sind ein deutlicher Fortschritt gegenüber manuellen Exporten: Sie bieten geplante Generierung, wiederverwendbare Vorlagen und automatisierten E-Mail-Versand.

Viele Organisationen finden diese Lösungen jedoch nicht ausreichend auf ihre Bedürfnisse abgestimmt, etwa wegen fehlender Funktionen, begrenzter Flexibilität oder Kostenrestriktionen.

Möchten Sie verstehen, wie Qalyptus im Vergleich zu Qliks Reporting-Werkzeugen abschneidet?
Laden Sie unseren detaillierten Vergleichsleitfaden herunter: Qalyptus vs. Qlik Reporting Solutions.

Einführung in die automatisierte Erstellung von Excel-Berichten

Qalyptus Cloud schließt diese Lücke, indem es sich direkt mit Qlik Sense SaaS verbindet und eine vollständig automatisierte, vorlagenbasierte Erstellung von Excel-Berichten ermöglicht. Sie entwerfen Ihre Excel-Vorlagen einmal und füllen sie anschließend automatisch mit aktuellen Qlik-Sense-Daten – nach Zeitplan oder per Auslöser.

Der Ablauf ist geradlinig: Entwerfen Sie Ihre Excel-Vorlage mit dem Qalyptus-Add-in, wählen Sie die einzubindenden Qlik-Sense-Objekte, konfigurieren Sie Formatierung und Filter und automatisieren Sie dann Generierung und Verteilung. Berichte behalten eine konsistente Formatierung, werden automatisch mit aktuellen Daten aktualisiert und können mit personalisierten Inhalten an Hunderte Empfänger verteilt werden.

Schritt für Schritt: Ihren ersten Excel-Bericht erstellen

Phase 1: Berichtsvorlage einrichten

Erstellen Sie zunächst in Qalyptus Cloud einen neuen Excel-Bericht. Navigieren Sie zur Seite Reports und klicken Sie auf „Create report“. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen an, wählen Sie Excel als Berichtstyp und ordnen Sie den Bericht einem Projekt für eine saubere Berechtigungsverwaltung zu.

Klicken Sie anschließend auf „Open In“, um die Vorlage zu bearbeiten. Sie können entweder mit Excel Desktop oder Excel für das Web arbeiten; das Qalyptus-Add-in funktioniert in beiden Umgebungen. Beim Öffnen der Vorlage erscheint das Qalyptus-Cloud-Excel-Add-in automatisch im rechten Aufgabenbereich und verbindet Ihre Vorlage mit Qlik-Sense-Apps.

Phase 2: Verbindung zu Qlik-Sense-Apps

Das Add-in bietet vier zentrale Registerkarten: Apps, Variables, Objects und Overview. Beginnen Sie bei Apps und wählen Sie die Qlik-Sense-Anwendungen, die Ihre benötigten Daten enthalten. Apps zeigen Name und Speicherort an, sodass Sie schnell gezielt suchen können.

Nachdem Sie eine App hinzugefügt haben, prüfen Sie über das Dreipunkt-Menü und „App details“, ob die Metadaten aktuell sind. Liegt die Aktualisierung mehrere Tage zurück, klicken Sie auf „Refresh metadata“, um mit den neuesten Objekten, Feldern und Variablen aus Qlik Sense zu arbeiten.

Tipp: Sie können einer einzelnen Berichtsvorlage mehrere Apps hinzufügen. Das ist hilfreich, wenn Sie Daten aus verschiedenen Quellen konsolidieren oder Ihr Reporting mehrere Qlik-Sense-Apps umfasst.

Phase 3: Objekte in die Vorlage einfügen

Wechseln Sie zur Registerkarte Objects, um alle verfügbaren Sheets, Diagramme, Tabellen und Master-Elemente Ihrer ausgewählten Apps zu sehen. Die Baumstruktur spiegelt den Aufbau Ihres Qlik-Sense-Sheets wider und erleichtert das Auffinden spezifischer Objekte.

Wenn Sie ein Objekt einfügen möchten, öffnen Sie das Dreipunkt-Menü und wählen die Einfügeart:

• As a table: übernimmt die Datenstruktur, die Sie in Excel formatieren können
• As an image: fügt eine visuelle Darstellung des Diagramms bzw. der Visualisierung ein

Für Tabellen gibt es zwei Einfügeoptionen. „Insert“ übernimmt die komplette Tabelle mit Standardformatierung. „Insert Columns“ fügt Spalten einzeln ein und ermöglicht so granulare Formatsteuerung – ideal für benutzerdefinierte Überschriften, spezifische Spaltenbreiten oder bedingte Formatierung.

Variablen funktionieren ähnlich. Öffnen Sie Variables, suchen Sie gezielt und fügen Sie per Plus-Taste hinzu. Variablen eignen sich für dynamischen Text, Berechnungen oder Metadaten wie Erstellungsdatum des Berichts.

Phase 4: Berichtslayout gestalten

Hier spielen Excels Formatierungsfunktionen ihre Stärken aus. Nach dem Einfügen von Qlik-Sense-Objekten können Sie:

• Bedingte Formatierung anwenden, um Werte über/unter Schwellen hervorzuheben
• Berechnete Spalten per Excel-Formeln erstellen
• Eigene Kopf-/Fußzeilen und Branding-Elemente hinzufügen
• Diagramme für ein optimales Layout skalieren und positionieren
• Native Excel-Funktionen wie Datenüberprüfung oder Dropdown-Listen nutzen

Für spaltenweise Formatierung wählen Sie eine Zelle in der Spalte, wenden Regeln für die bedingte Formatierung an und Qalyptus überträgt diese beim Generieren auf alle Zeilen. Das eignet sich für Tabellen mit statischer Spaltenstruktur.

Für Pivot-Tabellen oder Tabellen mit dynamischen Spalten nutzen Sie formelbasiere bedingte Formatierung. Erstellen Sie eine Regel mit Excel-Funktionen wie ROW(), COLUMN() und INDIRECT(), um formatierungsabhängig von Zellposition und -werten zu arbeiten. Diese Methode passt sich automatisch an wechselnde Spaltenstrukturen an.

Achtung: Passen Sie die Excel-Formel an Ihre lokalen Excel-Einstellungen an. Funktionsnamen und Parametertrennzeichen können je nach Sprache und Region variieren.

Phase 5: Erweiterte Konfiguration

Qalyptus bietet mehrere leistungsstarke Funktionen für anspruchsvolle Reporting-Szenarien:

Filter auf Objektebene

Wenden Sie spezifische Filter auf einzelne Objekte an. Nützlich, wenn verschiedene Abschnitte unterschiedliche Datenansichten benötigen. So kann die Geschäftsübersicht unternehmensweite Kennzahlen zeigen, während Detailtabellen nach Regionen oder Produktlinien gefiltert werden.

Benutzerdefinierte Bild-Exportgrößen

Wenn Sie Diagramme als Bilder einfügen, können Sie individuelle Abmessungen festlegen, um mehr Details zu erfassen oder Scrollleisten in exportierten Tabellen zu vermeiden. Das ist besonders bei komplexen Visualisierungen hilfreich, bei denen die Standardgröße wichtige Informationen abschneiden könnte.

Wiederholungsoptionen

Erzeugen Sie mehrere Varianten derselben Berichtsstruktur, jeweils nach unterschiedlichen Dimensionswerten gefiltert. Erstellen Sie z. B. separate Sheets für jede Vertriebsregion oder einzelne Berichte je Produktkategorie. Qalyptus übernimmt Iteration und Filterung automatisch.

Native Excel-PivotTables

Erstellen Sie native Excel-PivotTables mit Qlik-Sense-Daten. Verwenden Sie Daten aus Qlik Sense als Quelle für Excel-PivotTables und bieten Sie Anwendern vertraute Pivot-Funktionalität auf aktuellen Qlik-Sense-Daten. Fügen Sie Spalten aus der Qlik-Sense-Tabelle ein, ergänzen Sie eine Leerzeile am Ende des Datenbereichs und erstellen Sie dann eine Standard-PivotTable, die auf diesen Bereich verweist.

Phase 6: Vorschau und Tests

Prüfen Sie Ihren Bericht mit Standard- oder erweiterten Einstellungen. Bevor Sie die automatische Generierung planen, nutzen Sie die Vorschau zur Ergebnisprüfung. Qalyptus bietet zwei Vorschau-Modi:

Die Standardvorschau erzeugt den Bericht mit Standardeinstellungen: XLSX-Format, keine Filter und optimierte Bildqualität. Diese schnelle Vorschau hilft beim Validieren von Layout und Formatierung.

Die erweiterte Vorschau erlaubt die Anpassung des Ausgabeformats, das Setzen von Berichtsfiltern sowie die Wahl der Bildqualität. Dieser Modus ist essenziell, um spezifische Szenarien zu testen oder die Wirkung von Filtern zu prüfen.

Bei jeder Vorschau speichert Qalyptus Ihre Vorlage, generiert den Bericht und lädt das Ergebnis herunter. Im Fehlerfall erhalten Sie eine detaillierte Protokolldatei mit der konkreten Fehlerursache – äußerst hilfreich beim Troubleshooting komplexer Vorlagen.

Automatisierte Verteilung von Berichten

Die Vorlagenerstellung ist nur die halbe Miete. Qalyptus Cloud bietet mehrere Distributionswege, damit Berichte zur richtigen Zeit die richtigen Empfänger erreichen.

Geplante Generierung

Fügen Sie Ihren Bericht einer Aufgabe hinzu, konfigurieren Sie den Zeitplan (täglich, wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert) und Qalyptus erstellt und verteilt aktualisierte Berichte automatisch. Sie können:

• Berichte parallel in mehreren Formaten erzeugen (XLSX, PDF, CSV)
• Berichtsweite Filter anwenden, um den Datenscope zu begrenzen
• Dateien mit Passwörtern schützen
• Bedingte Generierung konfigurieren (Bericht nur erzeugen, wenn Kriterien erfüllt sind)

Iterationsberichte für personalisierte Verteilung

Richten Sie Iterationsberichte für personalisierte Distribution ein. Die Iterationsfunktion ermöglicht anspruchsvolle Verteilungsszenarien. Lassen Sie den Bericht über eine Dimension iterieren – z. B. Region, Vertriebsmitarbeiter oder Abteilung – und Qalyptus erzeugt getrennte Berichte je Dimensionswert.
In Kombination mit E-Mail-Verteilvariablen entsteht leistungsstarkes, personalisiertes Reporting. So können Sie etwa monatliche Leistungsberichte je Region automatisch filtern und nur an den jeweiligen Regionalleiter senden.

So setzen Sie es um:

1. Erstellen Sie in Ihrer Qlik-Sense-App eine Tabelle, die Dimensionswerte mit Empfänger-E-Mail-Adressen verknüpft
2. Erstellen Sie eine Variable, die je Dimensionswert die passende(n) E-Mail-Adresse(n) zurückgibt
3. Aktualisieren Sie die App-Metadaten in Qalyptus, damit die Variable verfügbar ist
4. Konfigurieren Sie die Iterationseinstellungen und wählen Sie die E-Mail-Verteilvariable
5. Fügen Sie den Bericht einer Aufgabe hinzu und aktivieren Sie den E-Mail-Versand

Die Verknüpfung von Iterationsfeldern mit E-Mail-Empfängern ermöglicht personalisierte Distribution. Jeder Empfänger erhält ausschließlich seinen relevanten Bericht – Datensicherheit bleibt gewahrt, manueller Verteileraufwand entfällt.

Distributionsoptionen

Neben E-Mail unterstützt Qalyptus:

• Cloud-Speicher: automatisches Hochladen nach SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Dropbox.
• FTP/SFTP: Ablage auf sicheren Fileservern.
• Webhooks: Auslösen nachgelagerter Prozesse nach Abschluss der Berichte.
• On-Demand-Generierung: Anwender können Berichte über die Qalyptus-Cloud-Erweiterung in Qlik Sense selbst erzeugen.

Implementierungszeitplan und Aufwand

Für Organisationen, die neu in der Berichtsautomatisierung sind, empfiehlt sich folgender Zeitplan:

Woche 1: Setup und erste Vorlage (1–2 Std.)

• Qalyptus-Cloud-Tenant einrichten.
• Erste Berichtsvorlage erstellen.
• Basis-Einbindung von Qlik-Sense-Objekten konfigurieren.
• Vorschaufunktion testen.

Woche 2: Erweiterte Funktionen & Tests (3–4 Std.)

• Bedingte Formatierung implementieren.
• Iterationsberichte konfigurieren (falls erforderlich).
• Distributionswege einrichten.
• Umfassende Tests mit verschiedenen Szenarien durchführen.

Woche 3: Produktivsetzung (2–4 Std.)

• Automatisierte Tasks planen.
• Team in der Vorlagenbearbeitung schulen.
• Prozesse und Best Practices dokumentieren.
• Erste Berichtsläufe überwachen.

Nach dem initialen Setup geht die Erstellung weiterer Berichte deutlich schneller. Teams reduzieren die Zeit für neue Berichte typischerweise um 70 %, nachdem 3–4 Vorlagen aufgebaut wurden, da Formatierungsansätze und Strukturen wiederverwendet werden.

Geschäftliche Auswirkungen aus der Praxis

Betrachten Sie ein Finanzdienstleistungsunternehmen mit Risikoberichten für 40 Niederlassungen. Zuvor benötigte das Analytics-Team jeden Monat zwei volle Arbeitstage, um einzelne Excel-Berichte je Niederlassungsleiter zu erzeugen – inklusive manueller Filterung und Tabellenformatierung.

Nach der Einführung von Qalyptus Cloud wurde eine einzige Iterationsvorlage erstellt, die automatisch alle 40 Berichte generiert, filial-spezifische Filter anwendet und die Berichte direkt an die Manager sendet. Der Monatsprozess benötigt jetzt 30 Minuten Monitoring statt 16 Stunden Handarbeit.

Messbare Vorteile

• Zeitersparnis: 94 % weniger Generierungszeit.
• Konsistenz: identische Formatierung in allen Berichten.
• Pünktlichkeit: Berichte werden automatisch am ersten Geschäftstag des Monats zugestellt.
• Skalierbarkeit: weitere Niederlassungen lassen sich ohne zusätzlichen manuellen Aufwand hinzufügen.

Noch wichtiger: Das Analytics-Team nutzte die freigewordenen 16 Stunden für neue Analytics-Fähigkeiten und strategische Fragestellungen – Aktivitäten mit direktem Einfluss auf die Unternehmensleistung.

Häufige Einführungsfragen adressieren

„Unsere Berichte brauchen komplexe Formatierung – das kann Automatisierung nicht.“

Die umfassenden Excel-Formatierungsfunktionen stehen in Qalyptus-Vorlagen vollständig zur Verfügung. Bedingte Formatierung, Formeln, benutzerdefinierte Zahlenformate und Layout-Optionen funktionieren wie gewohnt. Wenn es in Excel baubar ist, lässt es sich mit Qalyptus automatisieren. Wenn Sie Unterstützung brauchen, schreiben Sie uns gern.

„Wir haben Hunderte Varianten von Berichten.“

Iterationsberichte und dynamische Filter lösen dieses Szenario. Erstellen Sie Vorlagenfamilien für übergeordnete Kategorien und nutzen Sie Iteration und Filterung für spezifische Varianten. Die meisten Organisationen stellen fest, dass sie ihre Vorlagen nach der Automatisierung stark konsolidieren können.

„Unsere Stakeholder brauchen verschiedene Ausgabeformate.“

Qalyptus erzeugt aus einer einzigen Vorlage mehrere Ausgabeformate – darunter XLSX, PDF, CSV und HTML. Konfigurieren Sie eine Vorlage und verteilen Sie diese im jeweils bevorzugten Format.

„Wie steht es um Datensicherheit und Zugriffskontrolle?“

Berichte erben die Qlik-Sense-Sicherheit. Nutzer sehen nur die Daten, auf die sie in Qlik Sense berechtigt sind; dieselben Einschränkungen gelten für generierte Berichte. Qalyptus ergänzt projektspezifische Berechtigungen sowie verteilerbasierte Sicherheitskontrollen bei Iterationen.

Erste Schritte: Ihre erste Aktion

Wenn Sie über manuelle Excel-Berichtserstellung hinausgehen möchten, starten Sie mit einem einzelnen, wirkungsstarken Bericht. Wählen Sie einen, der:

• nach dem Export erhebliche Formatierung erfordert,
• regelmäßig erzeugt wird (wöchentlich oder monatlich),
• an mehrere Empfänger mit ähnlichen Anforderungen geht,
• manuell mindestens 30 Minuten beansprucht.

Erstellen Sie die Vorlage, testen Sie gründlich und lassen Sie sie einen Zyklus lang parallel zum manuellen Prozess laufen. Vergleichen Sie Ergebnisse und Zeitaufwand. Dieser Proof-of-Concept minimiert das Risiko und zeigt konkreten Nutzen.

Nutzen Sie Qalyptus bereits, prüfen Sie bestehende Berichte auf Optimierungspotenzial: Suchen Sie z. B. nach Objektfiltern, die per Iteration effizienter wären, oder nach Vorlagen mit redundanten manuellen Schritten, die sich via Excel-Formeln oder bedingter Formatierung automatisieren lassen.

Fazit: vom manuellen Aufwand zum strategischen Asset

Excel-Berichte müssen kein zeitraubender, manueller Prozess sein. Durch die Verbindung der analytischen Stärke von Qlik Sense mit der vertrauten Excel-Oberfläche – via automatisiertem, vorlagenbasiertem Reporting – wird die Berichtserstellung vom Ballast zum strategischen Vorteil.

Die Schlüsselfrage lautet nicht länger „Wie bekomme ich diese Daten nach Excel?“, sondern „Wie entwerfe ich Vorlagen, die die richtigen Insights automatisch zur richtigen Zeit an die richtigen Personen liefern?“ Dieser Perspektivwechsel – von manueller Ausführung zu systematischem Design – erschließt enorme Zeitgewinne, verbessert die Konsistenz und ermöglicht eine Skalierung, die manuelle Prozesse nicht leisten können. Ihr Analytics-Team hat Wertvolleres zu tun, als Tabellen per Hand zu formatieren. Geben Sie ihm die Werkzeuge, Routinen zu automatisieren, damit es sich auf das Strategische konzentrieren kann.