Enviar un informe de Qlik Sense por correo electrónico

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«Quiero enviar un informe de Qlik Sense (PDF, Excel, Word, PowerPoint y HTML) por correo electrónico a mis usuarios.» Ésta es una petición muy recurrente.

Qlik Sense es una plataforma de análisis que ofrece muchas posibilidades y flexibilidad para analizar una gran cantidad de datos. Sin embargo, cuando necesitas generar y distribuir automáticamente informes por correo electrónico a los usuarios, ¡Qlik Sense no lo permite!

1- La solución 😀

La única forma fácil de crear y enviar informes automáticamente es utilizar soluciones de terceros. Estas soluciones te permitirán crear informes personalizados con las aplicaciones de Qlik Sense que ya tengas.

Qlik ofrece un producto adicional para crear y entregar informes llamado Qlik NPrinting. Este producto se vende por separado.

En este artículo, te hablaré sobre Qalyptus. Qalyptus es una solución completa de gestión de informes para Qlik Sense y QlikView.

2- Cómo funciona Qalyptus

Qalyptus es un software independiente que se puede instalar tanto en el mismo equipo que Qlik Sense como en un equipo aparte.

El uso de Qalyptus es muy sencillo y pasa por tres etapas principales:

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– Crea una conexión entre Qalyptus y Qlik Sense

Qalyptus extrae todos los metadatos de tu aplicación de Qlik Sense (ID de objetos, lista de variables, lista de campos y marcadores, etc.) para poder diseñar plantillas de informes personalizadas. Ten en cuenta que puedes crear un informe utilizando las visualizaciones (gráficos y tablas) de varias aplicaciones de Qlik Sense.

– Crea plantillas de informes con Excel, Word, PowerPoint o HTML

Qalyptus te permite utilizar tus herramientas favoritas para crear plantillas de informes personalizadas colocando tus gráficos y tablas de Qlik Sense de la forma que prefieras en Excel, Word, PowerPoint y HTML. Aprovecha todas las funciones que ofrece la suite de Office para crear plantillas ultrapersonalizadas.

Verás tus objetos de Qlik Sense en el editor de plantillas Qalyptus. Simplemente arrástralos y suéltalos en el archivo.

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– Genera y distribuye informes a los destinatarios

Una vez que las plantillas de informes estén listas, programa la generación y distribuye los informes a tus destinatarios en diferentes formatos: PDF, Excel, Word, PowerPoint o HTML.

Los informes se pueden distribuir por correo electrónico, guardar en carpetas, guardar en un servidor remoto a través de FTP, etc.

Además de enviar los informes como archivo adjunto, también puedes incrustar un informe en el mensaje de correo electrónico, como puedes ver a continuación.

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Dependiendo de lo que necesites, Qalyptus puede enviar informes por correo electrónico a tus usuarios de diferentes formas.

3- Envía el mismo informe a diferentes destinatarios

El caso más común y sencillo es enviar un informe a un conjunto de usuarios. Ejemplo: enviar un informe de ventas en PDF a todos los vendedores.

Basándose en tu aplicación de Qlik Sense que contiene los datos de ventas de tu empresa, Qalyptus generará y enviará un informe en PDF que incluya los gráficos y tablas de tu aplicación de Qlik Sense. El informe enviado será el mismo para todos los destinatarios.

En Qalyptus, puedes enviar tus informes cuando quieras, gracias a la creación de horarios con variedad de opciones. También puedes poner condiciones al envío de tus informes. Por ejemplo, que un informe no se envíe si uno o más gráficos no contienen datos.

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4- Envía el mismo informe con datos diferentes para cada destinatario

También es posible enviar el mismo informe, pero con datos diferentes para cada destinatario. Qalyptus puede, por ejemplo, enviar un informe de ventas en PDF a cada vendedor. Cada vendedor recibirá un informe que contenga solo las ventas de su ámbito.

Por ejemplo, puedes imaginarte escenarios más complejos: Simultáneamente, envía a cada vendedor un informe con los datos de su ámbito y envía a tu jefe un informe que contenga los datos de ventas de todos los vendedores de los que es responsable.

5- Concede a los usuarios la posibilidad de suscribirse para recibir informes

La generación y envío de informes a Qalyptus se consigue creando tareas de distribución con horarios. También es posible dar a tus usuarios la opción de suscribirse ellos mismos para recibir informes en su bandeja de entrada con la frecuencia que elijan.

Los usuarios pueden optar por suscribirse a los informes que hayas diseñado con Qalyptus o suscribirse para recibir una captura de una hoja o una aplicación de Qlik Sense completa.

Al integrar Qalyptus con Qlik Sense, tendrás un entorno de Inteligencia Empresarial completo. Los usuarios que necesitan analizar datos pueden hacerlo de forma muy fácil e intuitiva en Qlik Sense.

Los usuarios que quieran recibir informes en PDF con regularidad en su bandeja de entrada pueden confiar en Qalyptus.

Más información sobre Qalyptus

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