Envoi de rapports par Email dans Qlik Sense
« Je souhaite envoyer un rapport Qlik Sense (PDF, Excel, Word, PowerPoint et HTML) par e-mail à mes utilisateurs ». C’est une demande très récurrente.
Qlik Sense est une plate-forme d’analyse qui offre de nombreuses possibilités et flexibilité pour analyser une grande quantité de données. Cependant, lorsque vous devez générer et distribuer automatiquement des rapports par e-mail aux utilisateurs, Qlik Sense ne peut pas le faire!
1- La solution 😀
Le seul moyen simple de créer et d’envoyer automatiquement des rapports consiste à utiliser des solutions tierces. Ces solutions vous permettront de créer des rapports personnalisés avec vos applications Qlik Sense existantes.
Qlik propose un produit supplémentaire pour créer et destribuer des rapports appelé Qlik NPrinting. Ce produit est vendu séparément.
Dans cet article, je vais vous parler de Qalyptus. Qalyptus est une solution de reporting complète pour Qlik Sense et QlikView.
2- Comment fonctionne Qalyptus
Qalyptus est un logiciel indépendant qui peut être installé sur la même machine que Qlik Sense ou sur une machine distincte.
L’utilisation de Qalyptus est très simple et passe par trois étapes principales :
– Créer une connexion entre Qalyptus et Qlik Sense
Qalyptus récupère toutes les métadonnées de votre application Qlik Sense (identifiant des objets, liste des variables, liste des champs et de favoris, etc.) pour pouvoir concevoir des modèles de rapport personnalisés. Notez que vous pouvez créer un rapport à l’aide des visualisations (graphiques et tableaux) de plusieurs applications Qlik Sense.
– Créez des modèles de rapport avec Excel, Word, PowerPoint ou HTML
Qalyptus vous permet d’utiliser vos outils préférés pour créer des modèles de rapport personnalisés en plaçant vos graphiques et tableaux Qlik Sense comme vous le souhaitez dans Excel, Word, PowerPoint et HTML. Profitez de toutes les fonctionnalités offertes par la suite Office pour créer des modèles ultra personnalisés.
Vous verrez vos objets Qlik Sense dans l’éditeur de modèles Qalyptus. Faites-les simplement glisser et déposer dans le fichier.
– Générer et distribuer des rapports aux destinataires
Une fois les modèles de rapports prêts, planifiez la génération et la distribution des rapports à vos destinataires dans différents formats : PDF, Excel, Word, PowerPoint ou HTML.
Les rapports peuvent être diffusés par e-mail, enregistrés dans des dossiers, enregistrés sur un serveur distant via FTP, ..etc.
En plus d’envoyer les rapports en pièce jointe, vous pouvez également intégrer un rapport dans le message de l’e-mail comme vous pouvez le voir ci-dessous.
En fonction de vos besoins, Qalyptus peut envoyer des rapports par e-mail à vos utilisateurs de différentes manières.
3- Envoyer le même rapport à différents destinataires
Le cas le plus courant et le plus simple consiste à envoyer un rapport à un ensemble d’utilisateurs. Exemple : envoyer un rapport de ventes PDF à tous les commerciaux.
Sur la base de votre application Qlik Sense qui contient les données de vente de votre entreprise, Qalyptus générera et enverra un rapport PDF contenant les graphiques et les tableaux de votre application Qlik Sense. Le rapport envoyé sera le même pour tous les destinataires.
Dans Qalyptus, vous pouvez envoyer vos rapports quand vous le souhaitez grâce à la création de programmations avec des options riches. Vous pouvez également conditionner l’envoi de vos rapports. Par exemple, ne pas envoyer le rapport si un ou plusieurs graphiques ne contiennent pas de données.
4- Envoyez le même rapport avec des données différentes pour chaque destinataire
Il est également possible d’envoyer le même rapport mais avec des données différentes pour chaque destinataire. Qalyptus peut, par exemple, envoyer un rapport de ventes en PDF pour chaque commercial. Chaque commercial recevra un rapport contenant uniquement les ventes de son périmètre.
Vous pouvez imaginer des scénarios plus complexes, par exemple : Au même temps, envoyer pour chaque commercial un rapport avec les données de son périmètre et envoyer à son manager un rapport qui contient les données de vente de tous les commerciaux dont il est responsable.
5- Donner aux utilisateurs la possibilité de s’abonner pour recevoir des rapports
La génération et l’envoi de rapports à Qalyptus sont réalisés en créant des tâches de distribution avec un ou plusieurs horaires. Il est également possible de donner à vos utilisateurs la possibilité de s’abonner pour recevoir des rapports dans leur boîte de réception à la fréquence de leur choix.
Les utilisateurs peuvent choisir de s’abonner aux rapports que vous avez conçus avec Qalyptus ou de s’abonner pour recevoir un instantané d’une feuille ou d’une application Qlik Sense entière.
En intégrant Qalyptus à Qlik Sense, vous disposerez d’un environnement de Business Intelligence complet. Les utilisateurs qui ont besoin d’analyser des données peuvent le faire très facilement et intuitivement dans Qlik Sense.
Les utilisateurs qui souhaitent recevoir régulièrement des rapports PDF dans leur boîte de réception peuvent compter sur Qalyptus.
En savoir plus sur Qalyptus
