Crie relatórios em Excel com Qalyptus Cloud e Qlik Sense

Sua equipe executiva precisa do relatório mensal de vendas até sexta-feira. De novo. Você abre o Qlik Sense, exporta os dados manualmente, cola no Excel, formata os cabeçalhos, adiciona os gráficos, ajusta as larguras das colunas e, por fim, envia por e-mail para 15 stakeholders. Duas horas depois, alguém pede um filtro diferente. Você recomeça do zero.

De acordo com pesquisas recentes, analistas de dados chegam a gastar até 40% do tempo formatando e distribuindo relatórios em vez de fazer a análise de fato. Esse trabalho repetitivo não só desperdiça tempo: ele introduz erros, atrasa a tomada de decisões e impede sua equipe de focar em iniciativas estratégicas que realmente impulsionam o negócio.

Índice

• Por que os recursos padrão de exportação do Qlik Sense ficam aquém
• Apresentando a geração automatizada de relatórios em Excel
• Passo a passo: criando seu primeiro relatório em Excel
• Automatizando a distribuição de relatórios
• Cronograma e esforço de implementação
• Impacto real de negócios
• Como tratar dúvidas comuns de implementação
• Primeiros passos: sua primeira ação

Por que os recursos padrão de exportação do Qlik Sense ficam aquém

O desafio da exportação manual

O Qlik Sense oferece recursos de exportação nativos, mas eles foram projetados para análises ad hoc, não para geração de relatórios prontos para produção. A função nativa de exportar para Excel fornece dados brutos sem formatação, exigindo um pós-processamento significativo antes de o resultado ficar apresentável.

A exportação nativa não oferece suporte a modelos, layouts com múltiplos objetos, geração dinâmica nem distribuição personalizada — recursos essenciais para reporting em produção.

E as soluções de reporting da Qlik?

A Qlik disponibiliza soluções de reporting para superar essas limitações: Qlik Reporting Service para Qlik Sense SaaS e Qlik NPrinting para Qlik Sense Client-Managed.
Essas ferramentas representam um salto significativo em relação às exportações manuais, oferecendo geração programada, modelos reutilizáveis e distribuição automática por e-mail.

No entanto, muitas organizações consideram essas soluções insuficientemente alinhadas às suas necessidades, seja por falta de recursos, flexibilidade limitada ou restrições de preço.

Quer entender como o Qalyptus se compara às ferramentas de reporting da Qlik?
Baixe nosso guia detalhado de comparação: Qalyptus vs. Qlik Reporting Solutions.

Apresentando a geração automatizada de relatórios em Excel

O Qalyptus Cloud preenche essa lacuna conectando-se diretamente ao Qlik Sense SaaS e permitindo a geração de relatórios em Excel totalmente automatizada e baseada em modelos. A solução permite que você desenhe os modelos no Excel uma única vez e, depois, os preencha automaticamente com dados atuais do Qlik Sense conforme uma agenda ou gatilho.

O fluxo de trabalho é simples: desenhe seu modelo no Excel usando o add-in do Qalyptus, selecione os objetos do Qlik Sense a incluir, configure a formatação e os filtros e, então, automatize a geração e a distribuição. Os relatórios mantêm formatação consistente, se atualizam automaticamente com dados recentes e podem ser distribuídos a centenas de destinatários com conteúdo personalizado.

Passo a passo: criando seu primeiro relatório em Excel

Fase 1: configuração do modelo de relatório

Comece criando um novo relatório em Excel no Qalyptus Cloud. Acesse a página Reports e clique em “Create report”. Forneça um nome descritivo, selecione Excel como tipo de relatório e associe-o a um projeto para a devida gestão de permissões.

Após criar, clique em “Open In” para começar a editar o modelo. Você pode trabalhar no Excel Desktop ou no Excel para a Web; o add-in do Qalyptus funciona em ambos. Ao abrir o modelo, o add-in do Qalyptus Cloud para Excel aparece automaticamente no painel direito, pronto para conectar seu modelo aos aplicativos do Qlik Sense.

Fase 2: conectando aos aplicativos do Qlik Sense

O add-in oferece quatro abas principais: Apps, Variables, Objects e Overview. Comece em Apps selecionando quais aplicativos do Qlik Sense contêm os dados de que você precisa. As apps exibem nome e local, permitindo pesquisar rapidamente aplicações específicas.

Depois de adicionar uma app, verifique se os metadados estão atualizados clicando no menu de três pontos e em “App details”. Se a última atualização foi há alguns dias, clique em “Refresh metadata” para garantir que você está usando os objetos, campos e variáveis mais recentes do Qlik Sense.

Dica: você pode adicionar várias apps a um único modelo de relatório. Essa flexibilidade é valiosa ao consolidar dados de diferentes fontes ou quando seu reporting abrange vários aplicativos do Qlik Sense.

Fase 3: adicionando objetos ao modelo

Altere para a aba Objects para ver todas as folhas, gráficos, tabelas e itens mestre disponíveis das apps selecionadas. A estrutura em árvore espelha a organização da sua folha no Qlik Sense, facilitando localizar objetos específicos.

Ao encontrar um objeto para incluir, clique no menu de três pontos e escolha como inseri-lo:

• As a table: traz a estrutura de dados, que você pode formatar no Excel
• As an image: insere uma representação visual do gráfico ou visualização

Para tabelas, há duas opções de inserção. “Insert” traz a tabela completa com formatação padrão. “Insert Columns” adiciona colunas individualmente, oferecendo controle granular da formatação — ideal quando você precisa de cabeçalhos personalizados, larguras específicas de coluna ou formatação condicional.

As variáveis funcionam de forma semelhante. Navegue pela aba Variables, pesquise variáveis específicas e clique no botão de “mais” para adicioná-las ao seu modelo. Variáveis são úteis para incluir textos dinâmicos, cálculos ou metadados, como a data de geração do relatório.

Fase 4: desenhando o layout do relatório

É aqui que os recursos de formatação do Excel se destacam. Depois de inserir objetos do Qlik Sense, você pode:

• Aplicar formatação condicional para destacar valores acima ou abaixo de limites
• Criar colunas calculadas com fórmulas do Excel
• Adicionar cabeçalhos, rodapés e elementos de branding personalizados
• Redimensionar e posicionar gráficos para um layout ideal
• Usar recursos nativos do Excel como validação de dados ou listas suspensas

Para formatação coluna a coluna, selecione uma célula na coluna, aplique regras de formatação condicional e o Qalyptus estenderá essas regras para todas as linhas ao gerar o relatório. Essa abordagem funciona bem para tabelas com estrutura de colunas estática.

Para tabelas dinâmicas (pivôs) ou com colunas variáveis, use formatação condicional baseada em fórmulas. Crie uma regra usando funções do Excel como ROW(), COLUMN() e INDIRECT() para aplicar a formatação com base na posição da célula e nos valores. Esse método se adapta automaticamente às mudanças na estrutura de colunas.

Atenção: ajuste a fórmula do Excel de acordo com sua configuração local. Os nomes das funções e os separadores de parâmetros podem variar conforme o idioma e as configurações regionais.

Fase 5: configuração avançada

O Qalyptus oferece diversos recursos poderosos para cenários de reporting sofisticados:

Filtros em nível de objeto

Aplique filtros específicos a objetos individuais do seu relatório. Isso é útil quando seções diferentes precisam de visões de dados distintas. Por exemplo, seu resumo executivo pode mostrar métricas da empresa inteira, enquanto as tabelas detalhadas são filtradas por regiões ou linhas de produto.

Tamanhos personalizados de exportação de imagens

Ao inserir gráficos como imagens, você pode especificar dimensões personalizadas para capturar mais detalhes ou evitar barras de rolagem em tabelas exportadas. Isso é especialmente valioso para visualizações complexas em que o tamanho padrão pode truncar informações importantes.

Opções de repetição

Gere várias versões da mesma estrutura de relatório, cada uma filtrada por valores diferentes de uma dimensão. Por exemplo, crie folhas separadas para cada região de vendas ou gere relatórios individuais para cada categoria de produto. O Qalyptus cuida automaticamente da iteração e da filtragem.

PivotTables nativas do Excel

Crie PivotTables nativas do Excel com dados do Qlik Sense. Use os dados do Qlik Sense como fonte para PivotTables do Excel, oferecendo aos usuários uma funcionalidade de pivô familiar com dados atualizados. Insira as colunas da tabela do Qlik Sense, adicione uma linha vazia após o intervalo de dados e crie uma PivotTable padrão do Excel referenciando esse intervalo.

Fase 6: pré-visualização e testes

Pré-visualize seu relatório com configurações padrão ou avançadas. Antes de programar a geração automática, execute uma pré-visualização para verificar o resultado. O Qalyptus oferece dois modos:

Pré-visualização padrão gera o relatório com configurações padrão: formato XLSX, sem filtros e qualidade de imagem otimizada. Essa visualização rápida ajuda a validar layout e formatação.

A pré-visualização avançada permite personalizar o formato de saída, aplicar filtros em nível de relatório e definir a qualidade das imagens. Esse modo é essencial para testar cenários específicos ou validar como os filtros afetam o resultado final.

Ao executar a pré-visualização, o Qalyptus salva seu modelo, gera o relatório e faz o download do resultado. Em caso de erro, você recebe um arquivo de log detalhado indicando o problema específico — inestimável para solucionar modelos complexos.

Automatizando a distribuição de relatórios

Criar o modelo é apenas metade da equação. O Qalyptus Cloud oferece vários métodos de distribuição para garantir que os relatórios cheguem aos destinatários certos no momento adequado.

Geração programada

Adicione seu relatório a uma tarefa, configure a agenda (diária, semanal, mensal ou personalizada) e o Qalyptus gera e distribui automaticamente relatórios atualizados. Você pode:

• Gerar relatórios em vários formatos simultaneamente (XLSX, PDF, CSV)
• Aplicar filtros em nível de relatório para limitar o escopo dos dados
• Proteger arquivos com senha
• Configurar geração condicional (criar o relatório somente se certos critérios forem atendidos)

Relatórios iterativos para distribuição personalizada

Configure relatórios iterativos para distribuição personalizada. O recurso de iteração habilita cenários sofisticados de distribuição. Configure seu relatório para iterar sobre uma dimensão — como Região, Vendedor ou Departamento — e o Qalyptus gerará relatórios separados para cada valor da dimensão.
Combinado com variáveis de distribuição por e-mail, isso cria um reporting personalizado poderoso. Por exemplo, gere relatórios mensais de desempenho para cada gerente regional, filtrando automaticamente os dados para sua região e enviando apenas o relatório pertinente.

Para implementar:

1. No seu app do Qlik Sense, crie uma tabela que vincule valores da dimensão a endereços de e-mail dos destinatários
2. Crie uma variável que retorne o(s) endereço(s) de e-mail adequado(s) para cada valor da dimensão
3. Atualize os metadados do app no Qalyptus para disponibilizar a variável
4. Configure as definições de iteração do relatório e selecione sua variável de distribuição por e-mail
5. Adicione o relatório a uma tarefa e habilite a distribuição por e-mail

Vincular campos de iteração a destinatários de e-mail permite distribuição personalizada. Cada destinatário recebe apenas o relatório relevante, mantendo a segurança dos dados e eliminando o trabalho manual de distribuição.

Opções de distribuição

Além do e-mail, o Qalyptus oferece suporte a:

• Armazenamento em nuvem: upload automático para SharePoint, OneDrive, Google Drive ou Dropbox.
• FTP/SFTP: entrega para servidores de arquivos seguros.
• Webhooks: acionamento de processos a jusante quando os relatórios forem concluídos.
• Geração sob demanda: permita que usuários gerem relatórios pela extensão Qalyptus Cloud no Qlik Sense.

Cronograma e esforço de implementação

Para organizações novas em automação de relatórios, considere este cronograma:

Semana 1: setup e primeiro modelo (1–2 horas)

• Configurar o tenant do Qalyptus Cloud.
• Criar o primeiro modelo de relatório.
• Configurar a inserção básica de objetos do Qlik Sense.
• Testar a funcionalidade de pré-visualização.

Semana 2: recursos avançados e testes (3–4 horas)

• Implementar formatação condicional.
• Configurar relatórios iterativos (se necessário).
• Definir métodos de distribuição.
• Conduzir testes abrangentes com vários cenários.

Semana 3: implantação em produção (2–4 horas)

• Agendar tarefas automatizadas.
• Treinar a equipe na edição de modelos.
• Documentar processos e boas práticas.
• Monitorar as primeiras gerações de relatórios.

Após a configuração inicial, criar relatórios adicionais torna-se significativamente mais rápido. Normalmente, as equipes reduzem em 70% o tempo de criação de novos relatórios depois de construírem 3–4 modelos, ao reutilizar abordagens de formatação e estruturas de modelo.

Impacto real de negócios

Considere uma empresa de serviços financeiros que gerencia relatórios de risco em 40 filiais. Antes, a equipe de analytics gastava dois dias inteiros por mês gerando relatórios individuais em Excel para cada gerente de filial, filtrando dados manualmente e formatando tabelas.

Após implementar o Qalyptus Cloud, foi criado um único modelo iterativo que gera automaticamente todos os 40 relatórios, aplica filtros específicos por filial e envia os relatórios diretamente aos gerentes. O processo mensal agora requer 30 minutos de monitoramento em vez de 16 horas de trabalho manual.

Benefícios mensuráveis

• Economia de tempo: redução de 94% no tempo de geração.
• Consistência: formatação idêntica em todos os relatórios.
• Pontualidade: relatórios entregues automaticamente no primeiro dia útil de cada mês.
• Escalabilidade: adicionar novas filiais não exige esforço manual adicional.

Mais importante ainda, a equipe de analytics redirecionou essas 16 horas para construir novas capacidades analíticas e responder a questões estratégicas — atividades que impactam diretamente o desempenho do negócio.

Como tratar dúvidas comuns de implementação

“Nossos relatórios exigem formatação complexa que a automação não consegue lidar.”

Todos os recursos de formatação do Excel permanecem disponíveis nos modelos do Qalyptus. Formatação condicional, fórmulas, formatos numéricos personalizados e opções de layout funcionam normalmente. Se dá para construir no Excel, dá para automatizar com o Qalyptus. Se precisar de ajuda, entre em contato.

“Temos centenas de variações de relatórios.”

Relatórios iterativos e filtros dinâmicos resolvem esse cenário. Crie famílias de modelos para grandes categorias e use iteração e filtragem para gerar variações específicas. A maioria das organizações percebe que pode consolidar significativamente os modelos depois de implementar a automação.

“Nossos stakeholders precisam de relatórios em formatos diferentes.”

O Qalyptus gera múltiplos formatos a partir do mesmo modelo, incluindo XLSX, PDF, CSV e HTML. Configure um único modelo e distribua no formato preferido por cada destinatário.

“E quanto à segurança dos dados e ao controle de acesso?”

Os relatórios herdam a segurança do Qlik Sense. Os usuários veem apenas os dados aos quais estão autorizados no Qlik Sense, e as mesmas restrições se aplicam aos relatórios gerados. O Qalyptus adiciona camadas específicas de segurança por meio de permissões de projeto e controles de distribuição baseados em iteração.

Primeiros passos: sua primeira ação

Se você está pronto para ir além da geração manual de relatórios em Excel, comece com um único relatório de alto impacto. Escolha um que:

• Exija formatação significativa após a exportação;
• Seja gerado regularmente (semanal ou mensalmente);
• Vá para vários destinatários com necessidades semelhantes;
• Leve pelo menos 30 minutos para ser criado manualmente.

Construa o modelo, teste minuciosamente e rode em paralelo ao seu processo manual por um ciclo. Compare os resultados e meça a diferença de tempo. Essa prova de conceito minimiza o risco enquanto demonstra valor concreto.

Para equipes que já usam o Qalyptus, considere auditar seus relatórios existentes para identificar oportunidades de otimização. Procure relatórios que usam filtros em nível de objeto e que possam se beneficiar de iteração, ou modelos com etapas manuais redundantes que podem ser automatizadas com fórmulas do Excel ou formatação condicional.

Conclusão: do esforço manual ao ativo estratégico

A geração de relatórios em Excel não precisa ser um processo manual demorado. Ao conectar o poder analítico do Qlik Sense com a interface familiar do Excel por meio de reporting automatizado baseado em modelos, as organizações transformam a geração de relatórios de um fardo em um ativo estratégico.

A chave é sair de “como coloco esses dados no Excel?” para “como desenho modelos que entregam automaticamente insights às pessoas certas, no momento certo?”. Essa mudança de perspectiva — da execução manual ao design sistemático — libera tempo significativo, melhora a consistência e viabiliza uma escalabilidade que processos manuais simplesmente não conseguem alcançar. Sua equipe de analytics tem trabalhos mais valiosos do que formatar planilhas manualmente. Dê a ela as ferramentas para automatizar o rotineiro e focar no estratégico.